Juega bien tu negocio
¿Tu empresa tiene una planificación presupuestal? El presupuesto es una herramienta fundamental que permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera del negocio.
Centro de Investigación y Desarrollo | | Edición: 51
Juega bien tu negocio

Dicen por ahí que cualquiera puede administrar una empresa en épocas de bonanza. Mientras el mercado siga creciendo, mientras la competencia no apriete... en pocas palabras, mientras el dinero siga fluyendo, no brillan los focos rojos en la organización... aunque los haya.

Es en tiempos de escasez cuando realmente nos abocamos a revisar si estamos haciendo las cosas bien. No me refiero solamente a sacar el estado de resultados y empezar a eliminar costos de tajo, pues hay un límite hasta donde este tipo de técnicas pueden funcionar. Aquí, de lo que se trata es de saber si estamos usando nuestros recursos de la manera más eficiente posible; por ejemplo: los montos que invertimos en publicidad, ¿están bien enfocados? ¿La rotación de nuestro inventario es la adecuada? ¿Cómo estamos administrando nuestra cobranza?  ¿Tenemos identificados nuestros porcentajes de merma y obsolescencia? ¿Sabemos si están alineados a los niveles de la industria? ¿Contamos con presupuestos objetivos? ¿Tenemos bases de control presupuestal?

Aunque nos parezca un término extraño, la realidad es que todos estamos familiarizados con la planificación presupuestal. Por ejemplo, un viaje de vacaciones: visualizamos la experiencia y hacemos un plan para que todo salga como lo hemos imaginado. Buscamos dónde nos hospedaremos y consideramos los mejores precios; cómo llegaremos a ese lugar (en avión, autobús o automóvil), cuánta gasolina y peaje costará. Revisamos qué actividades queremos hacer; y si tenemos que reservar con anticipación, comparamos los lugares que nos ofrecen el mismo servicio pero con costos diferentes. También pensamos en los imprevistos, los tomamos en cuenta y reservamos un apartado de dinero, por cualquier cosa que pueda pasar.

Sin darnos cuenta, estamos creando una planificación presupuestal para disfrutar las mejores vacaciones, sin contratiempos. Entonces, si lo hacemos para nuestros tiempos de ocio, ¿por qué no lo hacemos para nuestras empresas? Mientras que en las vacaciones el plan presupuestario nos permite materializar nuestras expectativas de descanso, en las organizaciones, la creación de presupuestos permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera. Este es un componente crucial para la correcta dirección y administración de la empresa.¹

 

Herramienta de gestión

Aunque la importancia y necesidad de la gestión empresarial siempre ha existido, fue hasta la mitad del siglo XX que la planificación presupuestal tuvo una gran evolución que la llevó a convertirse en un elemento básico de los negocios. Pero, ¿qué es una planificación presupuestal?

La profesora de Economía Política del Capitalismo en la Universidad de Cienfuegos (en Cuba), Yuvi Martínez Pérez, recopiló los siguientes conceptos, tarea y objetivos que conforman un plan presupuestal¹:

  • Un presupuesto es un artificio que permite a la dirección planear y controlar las actividades de una empresa, de modo que puedan realizarse sus objetivos en ganancias y servicios. (L.P Alford, John R. Bangs y George R. Hagemann, Manual de la producción.)

  • El presupuesto es primordialmente el esquema de un plan proyecto de acción de una empresa para un período definido. (Theodore Lang. Manual del contador de costos.)

  • Un presupuesto es un plan financiero comprensivo que anticipa la ruta esperada para ejecutar las metas financieras y operacional de una organización. (walter B. Meigs, Robert F. Meigs y Wai P. Lam. Accounting the Basis for Business Decisions.)

  • El presupuesto es el informe que se prepara antes del inicio del período económico, y que detalla los planes por el importe de las ventas y el nivel de los costos anticipados para todas las secciones de la empresa. (Shane Moriatory y Carl P. Allen, Costo Accounting.)

 

Entonces, el plan presupuestario es aquel proyecto de acción que toma en cuenta los diferentes escenarios posibles, traza la ruta, fija objetivos y asigna los recursos para conseguir las metas financieras de una organización. Ahora, una planificación presupuestaria tiene distintos objetivos, entre los que destacan los siguientes:

  • Determinar las normas o políticas de acción. Al considerar todos los escenarios financieros a los que se puede enfrentar la empresa, determinamos las acciones que pueden ejecutarse, de acuerdo con las situación por enfrentar.

  • Coordina la ejecución de las acciones. Un plan presupuestal asegura el cumplimiento del punto anterior.

  • Asegurar la liquidez económica. Partiendo de una planificación bien hecha y organizada, un presupuesto puede asegurar la liquidez económica de la empresa.
     

Tomar en cuenta la importancia de una planificación presupuestaria es fundamental para gestión de las organizaciones, pues les permitirá cumplir objetivos, generar rentabilidad y consolidar su permanencia.

 

“El plan presupuestario es aquel proyecto de acción que traza la ruta, fija objetivos y asigna los recursos para conseguir las metas financieras de una organización”.

 

Ventajas

“Los mexicanos no somos asiduos a presupuestar nada”, afirma Alicia Márquez, maestra en Finanzas Personales y especialista en Riesgos y Logística Financiera por la Universidad de Madrid. En su conferencia Impulsa la conciencia financiera de tu empresa, ella explicó que México se encuentra en el lugar 54 (de 55) en educación financiera:

  • 80% de la población no lleva un registro de sus gastos.

  • 82% no cuenta con una cuenta de ahorro.

  • 66% no tiene la capacidad financiera para cubrir un imprevisto.

  • Solo 2% cuenta con algún tipo de inversión.

 

Además, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) estima que cada mexicano utiliza 20 horas mensuales (en promedio) intentando resolver sus problemas financieros. Estos datos revelan la falta de conciencia financiera en México, tanto en el ámbito personal como en el corporativo. Por eso, es de suma importancia promover una educación financiera que pueda dirigirnos a la mejor administración de nuestros recursos económicos.

Del mismo modo, la realización de un plan presupuestario en los negocios dirige la gestión de una empresa y le brinda las siguientes ventajas:

 

  • La coordinación de actividades que resultan de las metas fijadas en el plan presupuestario.

  • El control de presupuesto, pues éste es fijado en dicho plan; seguirlo al pie de la letra ayudará a no desviar la atención de la meta.

  • Facilita la utilización adecuada de recursos; en el plan presupuestario se establece con exactitud a qué se destinará los recursos, por lo que es de suma importancia establecerlos previamente.

  • Proporciona eficiencia en las operaciones; con un plan establecido previamente, las operaciones pueden realizar sus metas sin contratiempos.

  • Es una guía en la dirección y administración; un plan agiliza el trabajo de diversas áreas en la organización.

  • La toma de decisiones y acciones es fuertemente influenciada por un plan establecido previamente.

  • Con un plan presupuestario correcto la empresa puede anticipar los probables éxitos y fracasos.

 

Factores del éxito

No necesitas contar con amplios conocimientos financieros para realizar una planificación sencilla que potencie la gestión de tu empresa. Sin embargo, es importante centrar la atención en el compromiso que tienes como líder, priorizar las acciones que te ayudarán a conseguir una mayor productividad, y el análisis de los datos obtenidos —pues éstos determinarán el éxito de las acciones que realices.

Quizá la planeación presupuestal sea un proceso más complejo para las grandes empresas, pero no tanto para las pymes; por eso, es más usual que los corporativos con estructuras más complejas cuenten con un área específica para realizar el proceso. No obstante el tamaño, en todos los casos de la planeación se deben responder las siguientes preguntas:

 

  1. ¿Cuánto pretendo vender? Debe tenerse fija una meta de ventas.

  2. ¿Qué haré para llegar a esa meta? Plantear con precisión las acciones que se llevarán a para conseguir dicha meta.

  3. ¿Cuánto gastaré en ello? En este punto se debe ser completamente honesto y realista, pues considerar todo aquello que debe gastarse para llegar a la meta ayudará a tener mayor precisión en plan presupuestal.

 

Sí hacer; no hacer

Cuando se elabora un plan presupuestario, en realidad se planifica el futuro de la empresa, por lo que es importante ser honesto al seguir estos puntos:

  1. Definir el patrimonio: para comenzar es importante saber cuánto tienes; para esto es necesario sumar todos tus activos (propiedades, acciones, ahorros, automóviles, etcétera). Después, restar todo lo que debes (créditos, cuentas con proveedores, entre otros). La realización de este ejercicio te dará como resultado el dinero que es tu patrimonio.

  2. El presupuesto es un plan: su información se basa en supuestos, sin embargo es necesario estimarlos con alguna base para que no dé un resultado irreal como presupuesto.

  3. Estimar costos: pueden calcularse de acuerdo a tu experiencia; y utilizar los costos estándar, estos últimos son los que se deberían obtener trabajando en condiciones óptimas y servirán para tener presupuestos más exactos y tomar después las medidas necesarias para ajustarse a ellos.

  4. Ajuste: el éxito de la empresa puede depender de la habilidad para ajustarse al presupuesto, y asegurar que éste sea realista.

  5. Simplicidad: el presupuesto más sencillo considera información actual, agrega supuestos y crea proyecciones.

  6. Reservar dinero: esto es imprescindible; tener capital disponible para cubrir emergencias es muy útil para no hacer uso del dinero ahorrado.

                                                                               Fuente: Revista Entrepeneur ²

 

Al contrario, mientras algunas empresas no presupuestan, otras lo hacen incorrectamente. Éstos son algunos puntos que deben cuidarse cuando se realice un presupuesto:

 

  • Errores de cálculo: el presupuesto de ventas es el más importante ya que de éste depende el cálculo del resto de presupuestos.

  • No determinar correctamente el coste de ventas: es importante no calcular el coste de ventas únicamente en función de datos los ejercicios anteriores. También es error tratar de obtener el coste de ventas a partir de un margen deseado y no del que expresa la realidad de la empresa.

  • Mala previsión de los gastos generales: No contemplar aquellos gastos que son necesarios para la empresa.

  • Usar sólo datos históricos para realizar el presupuesto.

  • No relacionar los objetivos fijados con las personas responsables.

  • Marcar resultados inalcanzables: Todo presupuesto presupuesto se descompensa si se marcan objetivos inalcanzables.

  • Pensar que el presupuesto es un sistema de control financiero: en realidad es una ayuda para la realización de objetivos.

                                                                              Fuente: Con tu negocio ³

 

Para realizar todo lo anterior, es importante considerar cuál es la función específica de un plan presupuestario: se liga directamente al trabajo de la dirección empresarial; representa las expectativas y necesidades de sus directivos esperan de una planificación⁴:

 

  • Una herramienta análitica, precisa y oportunda.

  • El soporte para la asignación de recursos.

  • La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

  • Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

  • Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

  • Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo presupuesto anual.

 

 

Diferentes tipos de presupuestos

Víctor Miguel Lagos, autor en la revista digital Gestiopolis, afirma que existen diferentes tipos de presupuesto⁴, como los siguientes:

 

De flexibilidad

  • Rígidos, estáticos, fijos o asignados para un solo nivel de actividad. Se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

  • Flexibles o variables para diferenciar actividades y se adaptan a las circunstancias que puedan surgir. Se aplican en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas. Además, muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales.

 

Por periodo

  • Corto plazo, planificados para cumplir con ciclos de operaciones de un año.

  • Largo plazo, para planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el primer caso el horizonte de planeamiento consulta el período presidencial establecido en las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales de cada plan se sustentan en consideraciones económicas —generación de empleo, creación de infraestructura, servicios de seguridad social, fomento del ahorro y lucha contra la inflación (entre otros).

 

Aplicación

  • De operación o económicos, que incluye la presupuestación de todas las actividades para el siguiente período. En su contenido se resume el estado de pérdidas y ganancias, que puede enlistar ventas, producción, compras, uso de materiales, manos de obra y gastos operacionales.

  • De erogaciones capitalizables, que controla las diferentes inversiones en activos fijos. Aquí se contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios, así como la compra de maquinaria y equipos. Son de gran utilidad al evaluar alternativas de posibles inversiones.

 

Por sector

  • Público, que cuantifican los recursos que son requeridos para la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

  • Privado, que utilizan empresas particulares para la planificación de las actividades de la misma.

 

Mucho puede lograrse en una empresa, si primero optimizamos nuestros recursos, si nos hacemos eficientes. Cuando el dinero sobra, a veces nos gana el conformismo o el exceso de confianza; el barco es tan grande y tan lujoso que perdemos de vista los pequeños boquetes que se han formado, y que no están planeando cerrarse por sí solos.

Recordemos que el presupuesto es la promesa que el operador hace al inversionista acerca de los rendimientos futuros. Auxilia al definir las acciones que deben tomarse en la gestión empresarial, así como en la toma de decisiones que ayudarán a desafiar cualquier imprevisto en la empresa.

Por eso, la planificación presupuestaria es una herramienta de vital importancia para llevar la administración de la organización de manera óptima. Al final, se trata de lograr la rentabilidad, de consolidarla, y asegurar nuestra permanencia como negocio y organización.

 

 

Bibliografía

¹Martínez Pérez, Yuvy. (2008, mayo 15). Fundamentos teóricos de los presupuestos y la presupuestación. Gestiopolis. Recuperado de goo.gl/QUhhW6

²S.A. (2010, enero 4) Claves para elaborar un presupuesto anual. Entrepeneur. Recuperado de entrepreneur.com/article/26306

³Barraco, Carlos. (2013, septiembre 13). Ocho problemas habituales en los presupuestos de la pyme. Con tu Negocio. Recuperado de goo.gl/GFCo4r

⁴Lagos, Víctor Miguel. (2004, septiembre 8). Tipos de presupuestos. Gestiopolis.  Recuperado de gestiopolis.com/tipos-de-presupuestos

⁵S.S (2018, enero 18) Mexicanos caen en deudas por administrarse mal. El Economista. Recuperado de:

https://goo. gl/3KLNvQ



 

 

 

Tags

cultura empresas

Articulos Relacionados