La línea de denuncia
Una herramienta efectiva para la prevención del fraude Deja que tus empleados levanten la mano contra las malas prácticas del negocio.
Juan Carlos Simón, socio de Risk & Regulatory Consulting en PricewaterhouseCoopers México. |
La línea de denuncia

 

En 2016 la Encuesta sobre Delitos Económicos elaborada por PricewaterhouseCoopers (PwC) estimó que la tasa de delitos económicos en México fue del 37 % —los más comunes fueron malversación de activos, corrupción y soborno—. Este es un ligero incremento con respecto al 2014, cuando el porcentaje fue de 36 %.

Esta pequeña variación podría indicar que dichos delitos pudieron mantenerse bajo control; sin embargo, la realidad indica que continúan evolucionando, y que los controles corporativos para prevenirlos están rezagados: 14 % de las infracciones se detectaron por accidente, y 48 % mediante controles internos —frente a 1.3 % y el 54.6 % registrado en 2014.

Al respecto, la séptima Encuesta de CEO en México revela que 90 % de los directores mexicanos están preocupados por la incidencia del soborno y la corrupción en el país —en 2014, solo 83 % demostraron esa preocupación—. Asimismo, 23 % de los CEO piensa que los inversores buscan operaciones éticas y honestas. Esta es una cifra contrastante con 71 % de los líderes latinoamericanos que profesan la misma inquietud.

Para hacer frente a estos datos negativos, no solo deberían existir mecanismos de detección y control externos (reglamentos, leyes, directivas, etc.), como el recién inaugurado Sistema Nacional Anticorrupción o el Código de Mejores Prácticas Corporativas del Consejo Coordinador Empresarial. También necesitamos procesos internos que protejan los recursos de las organizaciones, y que no impliquen altos costos de implantación y administración. Un ejemplo de ello son las líneas de denuncia.

 

Un deber de primer orden

Las líneas de denuncia son medios efectivos de comunicación con altos estándares de confidencialidad e independencia que, alineados a procesos estandarizados, facilitan y promueven la detección de situaciones o actividades ilícitas que dañan el patrimonio y la reputación de las organizaciones (eventos que pasarían desapercibidos ante la falta de medios eficaces de detección y prevención).

Hasta hace poco, las líneas de denuncia eran una necesidad de las entidades públicas, debido a las regulaciones a las que están sujetas. Actualmente son un requisito general para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, sector y forma jurídica (o si cotizan en el mercado de valores), ya que su funcionamiento se sustenta en los Códigos de Ética y Conducta de las organizaciones. Estos lineamientos deben plasmar las normas internas de forma clara y precisa, ser fáciles de manejar y comprender, además de ser conocidos y confirmados por los miembros de la compañía o institución en cuestión.

No obstante, antes de implantar la línea de denuncia, es necesario conocer las necesidades y características del negocio. Se trata de un análisis sencillo, que permitirá establecer lo siguiente:

  • Identificar y determinar el número de usuarios potenciales.

  • Determinar las áreas más susceptibles de sufrir actos ilícitos.

  • Conocer las acciones que podrían comprometer los valores y principios de la organización.

  • Delimitar las conductas inadecuadas con base en los lineamientos éticos o de conducta.

 

La comunicación es clave

Es imprescindible comunicar y transmitir a los usuarios la importancia de utilizar los medios establecidos para realizar una denuncia. Hay que brindarles alternativas que promuevan accesibilidad, confidencialidad y anonimato. Por ejemplo, los buzones físicos no son una opción recomendable, puesto que pondrían de manifiesto la identidad del denunciante. Más bien, es ideal implementar medios como sitios web o un correo electrónico, y líneas de atención telefónica que permitan reportar inmediatamente cualquier evento o situación que se desvía de los comportamientos esperados en el negocio.

 

“Las líneas de denuncia afianzan la cultura de ética y transparencia que debe prevalecer en las organizaciones”.

 

Otra recomendación para consolidar la transparencia y prevenir comportamientos poco éticos sería crear una campaña de comunicación que difunda los objetivos que se persiguen con el uso de la línea de denuncia. El mensaje debe generar un impacto en todos los colaboradores de la empresa (directivos, empleados, clientes y proveedores), y también será fundamental publicar los resultados de delitos prevenidos de manera periódica.

Una de las principales preocupaciones al implementar líneas de denuncia radica en que estos medios se utilicen de forma irresponsable, con el propósito de desvirtuar o desprestigiar. Por ello, es esencial comunicar que estos mecanismos deben utilizarse responsablemente y en estricto apego a los valores organizacionales.

 

Más vale prevenir

Sin duda, un Sistema Integral de Denuncia es el mejor instrumento para promover el cumplimiento de los estándares éticos y de conducta en la empresa. También es un medio eficaz para detectar oportunamente situaciones o eventos que atentan contra el negocio. Gracias a este sistema lograremos  disminuir considerablemente los daños patrimoniales, la pérdida de reputación y los costos administrativos que conllevan la atención de demandas civiles y penales. Así, las líneas de denuncia afianzan la cultura de ética y transparencia que debe prevalecer en las organizaciones, promueven un ambiente de trabajo que atrae y retiene talento, transmiten confianza a los stakeholders y generan valor para los accionistas.

 

 

 

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