Lo que no se mide, no se puede mejorar
Si no trazas la ruta, fijas objetivos y asignas los recursos, no lograrás alcanzar las metas financieras de tu negocio.
René Ybarra Matus, socio fundador y CEO de Time 4 Sports, empresa líder en desarrollo de eventos deportivos. Es también autor del libro Ponte los tenis y creador del programa de activación que lleva el mismo nombre. Actualmente es presidente del Club Rotario Guadalajara Ejecutivo, A.C. | | Edición: 51
Lo que no se mide, no se puede mejorar

Mi vida está construida en frases. Una de ellas es que debemos ponerle una ‘fecha de caducidad’ a todos los objetivos que nos propongamos cumplir. ¿Qué quiere decir esto? Simplemente que debemos considerar un tiempo para desarrollar las metas planteadas, donde los controles o el seguimiento que le demos a los siguientes pasos serán vitales para lograr el objetivo.

Llevar un buen seguimiento en los controles de los procesos nos permitirá tomar acciones oportunas para llegar al objetivo planteado; y en este respecto, llevar un presupuesto sin seguimiento es como echar un volado de la estrategia… que seguramente será una de las principales causas de fracaso para el negocio.

Un presupuesto es el cálculo anticipado del costo de una obra o servicio; o el conjunto de gastos e ingresos previstos para un tiempo determinado; y presupuestar consiste en computar los gastos/ingresos del negocio. Éstas definiciones lo dejan claro: se trata de un plan que se pretende realizar en etapas determinadas.

Todas las áreas del negocio —Ventas, Marketing, Producción, Recursos Humanos, Dirección, etcétera— deben desarrollar sus planes presupuestales con base en las expectativas de venta y su capacidad de producción. Pero al hablar de los objetivos en los presupuestos de las compañías, debemos considerar que existen distintos tipos de presupuestos, y el seguimiento a cada uno de ellos es diferente. En general, los más comunes son los siguiente:

 

 

Fijos

Son presupuestos que no permiten ajustes ni variaciones. Generalmente son para un solo nivel de actividad, y se consideraban más en el sector público.

 

 

Variables

Personalmente, pienso que son más efectivos porque se adaptan a cualquier cambio (ocasionado por factores extraordinarios), demanda de productos o reingeniería del presupuesto. Con esta modalidad, las mediciones mensuales permitirán hacer ajustes para no exceder el inventario y tener capital de trabajo (ocasionado por los altos inventarios de algún insumo).

 

De periodo

Se determinan a corto y largo plazo. Se construyen con base en la demanda de productos históricos y los planes de venta para el periodo por presupuestar; de ahí se derivan los presupuestos de las distintas áreas del negocio —como producción, administración, finanzas, logística y compras.

Un control que se puede utilizar para determinar estos presupuestos es el Stock-Keeping Unit (SKU): un número de referencia o código para identificar artículos determinados en los inventarios físico y financiero. Se utiliza para seguir transacciones y movimientos de inventario, analizar patrones de compra-venta, seguimiento de precios y fluctuaciones en el inventario.

Entonces, de acuerdo con tu registro histórico de demanda de productos, puedes observar cuáles SKU generaron más movimiento para tomar decisiones rápidas para dejar de producir aquellos SKU que solo generan valor en el inventario, pero poco desplazamiento —por ejemplo, podrías evitar que los productos perecederos caduquen en algún eslabón de la cadena de reparto.

 

 

Por departamento

Cada área del negocio debe basar su presupuesto en el plan maestro de ventas del periodo por presupuestar. Aquí hay presupuestos de operación y presupuestos financieros, donde se involucran todas las áreas de la compañía; y también es donde se debe realizar un presupuesto general para determinar lo que se espera en cuanto a pérdidas y ganancias de la compañía. Por otro lado, en la parte financiera es donde se destaca también los planes de tesorería o de caja para determinar flujos económicos y posibles inversiones.

 

La planeación presupuestal no puede ser exitosa sin el compromiso de todos los colaboradores. Es crucial acompañalos (a cada uno) con el seguimiento oportuno —los controles de medición en cada proceso permitirán notar dónde existen variaciones, desviaciones y áreas de oportunidad para incrementar la productividad— y realizar los campos necesarios, que permitan le permitan a la empresa llevar unas finanzas saludables.

 

 

“Cada área del negocio debe basar su presupuesto en el plan maestro de ventas del periodo por presupuestar”.

Articulos Relacionados