Administración asertiva del tiempo
Luz María Franco Ibarra, gerente senior de Procesos y Logística en Foxconn | | Edición: 51
Administración asertiva del tiempo

El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos. Podemos aprovecharlo o desperdiciarlo, pero nunca podremos acumularlo para usarlo después. Por eso, la mejor herramienta que puede poseer una persona, y sobre todo los líderes, es la habilidad de administrar su tiempo eficientemente.

La administración asertiva del tiempo es la capacidad de manejar correctamente los eventos diarios, que pueden estar sujetos a cambios imprevistos. Por ejemplo, si tienes planeado cómo controlar los eventos conocidos que podrían presentarse en tu día a día, no importa si cambian por razones ajenas a tu control; lo importante es que tú le des a cada actividad el orden y la prioridad correctas, en un entorno adecuado. Pero ¿cómo realizar eso? Revisemos algunas recomendaciones y herramientas para ganarle tiempo al tiempo.

 

 

Plan de vida

La primera recomendación para incrementar las habilidades de administración del tiempo y maximizar la eficiencia de nuestras horas es alinear tus actividades diarias con las estrategias de tu plan de vida personal. Incluye todas las áreas que conforman tu bienestar, así como los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Recuerda que todas las las actividades del día, por más pequeñas que sean, sumarán beneficios a tu proyecto de vida.

De acuerdo con Robert Ashton, el proyecto de vida debe incluir (de manera explícita y ordenada) lo siguiente:

  1. La meta a la que se pretende llegar.

  2. Las acciones y estrategias por realizar.

  3. Los tiempos que tomará llevar a cabo cada actividad.

  4. Los instrumentos, habilidades y conocimientos necesarios para alcanzar la meta.

  5. Los contratiempos que podrían surgir, y sus posibles soluciones.

No olvides que el proyecto de vida debe considerar los ámbitos nutricional, deportivo, familiar, social, cultural, laboral y espiritual.

 

Misión

Debe contener tu razón y deber ser en todos tus ámbitos. Para definirla claramente, pregúntate:

  1. ¿Quién eres?

  2. ¿Cuál es tu propósito?

  3. ¿Qué servicios puedes ofrecer?

  4. ¿Quiénes pueden usar tus servicios?

  5. ¿Cuáles son tus principales valores?

 

Visión y valores

Una misión sin visión es como un barco que navega sin brújula. Si defines claramente a dónde quieres llegar, tendrás más posibilidades para lograrlo. Para definir tu visión debes preguntarte:

  1. ¿Cómo quieres ser?

  2. ¿En cuánto tiempo?

  3. ¿Cuál es tu compromiso?

  4. ¿Qué necesitas cambiar?

  5. ¿Para qué quieres cambiar?

Al responder podrás alinear los objetivos con tus valores personales: honestidad, respeto, servicio, orden, empatía, responsabilidad, etc. Así, todas tus actividades serán congruentes con tu misión, visión y valores.

Los enemigos del tiempo

  1. Burocracia. Hay muchas causas por las que se genera la burocracia: reglas arcaicas que no cambian, exceso de tiempo para realizar actividades menores o que no generan valor agregado, falta de disposición para manejar excepciones, etc. Si logramos identificar la causa de la burocracia, podremos desarrollar un plan de acción para manejar la situación con éxito.

  2. Procrastinación. Ocurre cuando evitamos realizar actividades complejas, largas, poco interesantes o placenteras, sin importar su prioridad, y las sustituimos por tareas más agradables. El mal hábito está en nosotros; afortunadamente, la solución también es cuestión de actitud.

  3. Interrupciones. Son eventos no planeados, que pueden ser necesarios, innecesarios o inoportunos. Recuperarse de una interrupción puede tomar más tiempo que el mero acto; por eso de necesitamos analizar las interrupciones que vivimos cotidianamente.

  4. Ladrones. Reuniones ineficaces, no escuchar, metas poco claras, el desorden, socialización, esperar respuestas o dependencia de terceros, fallas técnicas, mala comunicación, errores propios o ajenos, actitud inapropiada, correos sin valor, etc.

 

Los aliados del tiempo

Analizando lo anterior, podemos generar planes de acción para mitigar las interrupciones y a los ladrones del tiempo, maximizando las horas para ser más productivos en nuestro día a día.

  1. Organizar y planear actividades. Rompamos los paradigmas que hay para no planear; por ejemplo, “planear limita la libertad”, “¿para qué me organizo si el plan va a cambiar?”, o “no tengo tiempo para planear”. Reserva 15 minutos de tu jornada para organizar tus actividades, escribe lo que quieres hacer durante el día y asigna un valor a cada tarea.

    • Clasificación de valores

      • Lo que tengo que hacer hoy.

      • Lo que debo hacer.

      • Lo que me gustaría hacer, pero no urge.

  2. Matriz de Gestión de Prioridades. Esto significa identificar el valor y la jerarquía apropiada para cada evento.

  3. Agenda. Revisa tu calendario mensualmente para que las tareas importantes no se conviertan en urgencias por falta de tiempo. Esto se puede realizar con tu smartphone, una agenda impresa o softwares de planeación.

  4. Delegación. Hay que aprovechar este recurso: planea las actividades por delegar, elige bien al candidato, se claro en el objetivo y en tus expectativas. Como líder, debes estar dispuesto a capacitar, confiar y dar seguimiento oportuno.

  5. Cambio de hábitos: Los buenos hábitos forman carácter, y esa es la habilidad para llevar a cabo una decisión, después de que ya no sientes la emoción por tomarla. Por eso, practica mucho y practica bien.

 

Si es necesario, revisa y ajusta tu plan de vida anualmente. Evalúa tus objetivos a mediano y largo plazo, y verifica que mantienes la congruencia con tu misión, visión y valores.


 

Bibliografía recomendada:

  • Ashton, Robert (2007). The life plan: 700 simple ways to change your life for the better. Trans-Atlantic Publications.

 

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