Escrito por: Josua Vega
Si bien es cierto que un empresario debe confiar en su instinto para sobrevivir en su negocio también es cierto que vivir solo por instinto es una barrera para el crecimiento del mismo.
Muchas son las anécdotas de empresas que tuvieron gran éxito en su inicio pero que no sobre pasan la barrera de los 2 años de operación… ¿Buena o mala suerte?... Es precisamente lo que diferencia a un emprendedor de un empresario y se denomina logística.
Entendido comúnmente como «conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución» Wikipedia (2022) el concepto evoluciona según mi interpretación como “alineación estratégica de la cadena de suministro de un bien”; aunque pareciera mas ambiguo, es importante desglosar cada una de las palabras que integran esta definición que propongo.
Alineación, correcto desarrollo de todo el proceso administrativo de planeación, organización, ejecución y control de un proyecto, llámese empresa, negocio, producto o servicio.
Estrategia, metodología para la toma de decisiones a partir de métodos numéricos como los indicadores financieros de riesgo, valoraciones de calidad, presupuestos y cronogramas implicados.
Cadena de suministro, panorama global del balance en todas y cada una de las operaciones que constituyen un bien o proyecto, desde sus insumos, procesos, productos y servicios hasta su distribución, comercialización, uso y residuo.
Generalmente un emprendedor sabe como hacer y vender un producto o servicio, pero desconoce el método para formalizar y estandarizar la logística de su emprendimiento. Desafortunadamente la mayoría aprendemos esta lección después de la bancarrota de nuestros primeros negocios, pero hoy te comparto algunas herramientas logísticas que en definitiva pusiesen ser útiles para evitar o amortizar las amenazas que se presenten durante tu proceso de emprendimiento.
El método de la ruta critica (CPM), este diagrama tiene la función de ORDENAR las actividades de un proyecto con el fin de no interferir o confrontar entre ellas y optimizar los recursos del tiempo y dinero invertidos en su desarrollo.
Lo primero es definir nuestro objetivo e identificar y registrar todas las actividades y/o recursos indispensables para obtenerlo.
Luego identificar y registrar todas las actividades y/o recursos precedentes para obtener las actividades y/o recursos para obtener nuestro objetivo; y de ser necesario volver a correr esta operación, dependiendo de la complejidad y segmentación de nuestro proceso.
Ahora se debe agrupar estas actividades y recursos en grupos que compartan el mismo precedente o consecuente.
Por ejemplo: para hacer un panque necesitas verter la mezcla en el molde y dejar en el horno por un tiempo; pero antes de verter y hornear se debe mezclar los ingredientes, precalentar el horno y preparar el molde. Por el contrario, no se puede verter los ingredientes, hornearlos, mezclarlos y luego preparar el molde; pero si es posible precalentar el horno mientras se mezclan los ingredientes y se prepara el molde e incluso verter la mezcla. Por lo tanto, antes de hornear debe estar la mezcla vertida en el molde y el horno precalentado y antes de verter la mezcla deben estar los ingredientes mezclados y el molde preparado, pero no es necesario que el horno se precaliente. Ahora, también es necesario dosificar los ingredientes antes de mezclarlos y limpiar el molde antes de prepararlo y previo a todo esto debemos de adquirir los ingredientes necesarios para dosificarlos y mezclarlos.
Un diagrama del CPM del proceso descrito para elaborar un panque puede ser de la siguiente forma:
Ingredientes limpieza precalentar, dosificar preparar, mezclar, verter, hornear
Una vez desarrollado el diagrama CPM es posible escalar a un Diagrama PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas) esta herramienta permite planificar y controlar el desarrollo de un proyecto. A diferencia de las redes CPM, las redes PERT trabajan con tiempos probabilísticos. Normalmente, para desarrollar un proyecto específico lo primero que se hace es determinar, cuáles son las actividades que se deberán ejecutar para llevar a término el proyecto según los requerimientos establecidos (trabajo, tiempo, recursos y dinero), cuál es la precedencia entre ellas y cuál será la duración esperada de cada una. Utilizando el mismo ejemplo, consideramos que el horno tarda 20 min en precalentarse y mezclar los ingredientes y preparar el molde toman 12 y 5 min respectivamente, resultaría conveniente iniciar precalentando el horno para aprovechar el tiempo (demora) sin exceder en un gasto energético.
Aplicando el método PERT es más preciso la alineación y administración estratégica de las operaciones; así como la eficiencia de recursos (energéticos), en este caso se sabe en que momento es conveniente precalentar el horno para coordinar sus demoras con todo el proceso de forma continua y que esto no interfiera la fluidez en las operaciones o genere costos adicionales.
Finalmente, es posible escalar aún más la asertividad de nuestro proyecto mediante la herramienta del Diagrama de Gantt básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades, haciendo el método más eficiente. Básicamente, el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Diagrama Gantt +, existen diversas modificaciones para potenciar los resultados del Gantt tradicional por ejemplo se pueden incluir columnas de responsables de las operaciones, así como los costos implicados o presupuestados que se tienen para las mismas.
Continuando con el ejemplo anterior, pero aplicándolo a un “Proceso Farmacéutico para fabricar soluciones inyectables de Diálisis Peritoneal” se presenta a continuación un Diagrama Gantt +:
Como se puede observar esta es una herramienta muy poderosa de planeación estratégica y alineación de la cadena de suministro de un proceso/proyecto. Entre los beneficios específicos de la Grafica anterior que se desarrolló, es posible enumerar los siguientes:
Descripción especifica de los responsables, su función y el número total mínimo de operadores requeridos en el proceso.
Presupuesto de arranque de operaciones y un ahorro energético y económico durante el trabajo continuo cuando se interconectan lotes.
Coordinación de las operaciones para no sobre producir o saturar elementos de la cadena de suministros evitando así mermas en la manufactura.
Indicadores de productividad y eficiencia de la manufactura mediante la programación de actividades mínimas de productividad en las áreas de trabajo y por turno.
Existen muchos ERP (Enterprise Resource Planing) que se comercializan como software o aplicaciones basados en estos métodos, los cuales se adaptan a las necesidades de cada empresa, sin embargo, es muy importante que el emprendedor sea capaz de interpretar la logística del modelo de su negocio para tomar buenas decisiones de crecimiento y aceleración económica.
Para concluir quiero aclarar que no es siempre necesario desarrollar un método CPM para escalar a un PERT y posteriormente mejorarlo con un Gantt o Gantt +. Pero a mi experiencia, este es un proceso muy bueno para que el emprendedor identifique perfectamente la alineación estratégica de su cadena de suministro y desarrolle un conocimiento significativo del “know how” de su empresa y/o negocio las operaciones, así como los costos implicados o presupuestados que se tienen para las mismas.
Esta es una herramienta muy poderosa de planeación estratégica y alineación de la cadena de suministro de un proceso/proyecto. Entre los beneficios específicos que se desarrolló, es posible enumerar los siguientes:
Descripción especifica de los responsables, su función y el número total mínimo de operadores requeridos en el proceso.
Presupuesto de arranque de operaciones y un ahorro energético y económico durante el trabajo continuo cuando se interconectan lotes.
Coordinación de las operaciones para no sobre producir o saturar elementos de la cadena de suministros evitando así mermas en la manufactura.
Indicadores de productividad y eficiencia de la manufactura mediante la programación de actividades mínimas de productividad en las áreas de trabajo y por turno.
Existen muchos ERP (Enterprise Resource Planing) que se comercializan como software o aplicaciones basados en estos métodos, los cuales se adaptan a las necesidades de cada empresa, sin embargo, es muy importante que el emprendedor sea capaz de interpretar la logística del modelo de su negocio para tomar buenas decisiones de crecimiento y aceleración económica.
Para concluir quiero aclarar que no es siempre necesario desarrollar un método CPM para escalar a un PERT y posteriormente mejorarlo con un Gantt o Gantt +. Pero, a mi experiencia, este es un proceso muy bueno para que el emprendedor identifique perfectamente la alineación estratégica de su cadena de suministro y desarrolle un conocimiento significativo del «know how» de su empresa y/o negocio.