Escrito por: Yubaí Iván Pérez Murillo
Los equipos virtuales o a distancia están prevaleciendo y creciendo! Pero debemos prepararnos para hacer esta transición de forma profesional y exitosa. En estos tiempos obligados por el COVID-19 nos hemos forzado en prácticamente todas las industrias a enviar a nuestro personal a trabajar desde casa, pero eso no significa que lo hayamos hecho bien, que sea profesional y sostenible, por lo que seguramente si lo dejamos así, sufriremos a corto o mediano plazo.
Por ello comparto la información de cómo debe hacerse de forma profesional. Existen varios estudios profesionales, demostraciones y empresas que lo han hecho desde hace mucho tiempo, su personal está distribuido en todo el mundo y colaboran
todos los días para hacer cualquier cantidad de tareas de diversas índoles. Solo tomemos esas lecciones aprendidas y repliquémoslas en nuestra empresa, departamento o equipo.
Primero entendamos ¿Qué hace fallar a estos equipos a distancia?
• Falta de metas claras
• Falta de dirección clara
• Prioridades cambiantes
• Falta de seguimiento
• Falta de claridad en los roles y responsabilidades en los líderes y miembros del equipo
• Falta de cooperación
• Falta de compromiso
• Falta de herramientas adecuadas
Y ahora veamos algunos enfoques para tener un EQUIPO VIRTUAL EXITOSO
COMPOSICIÓN DEL EQUIPO
El tamaño del equipo (entre más pequeño es más fácil de controlar y eficiente, entre más grande se vuelve más complejo en sus interacciones), elección de los miembros del equipo (con las habilidades específicas críticas para el éxito del trabajo), generar una estabilidad en los equipos a distancia (no estar cambiándolos constantemente), y si una persona debe pertenecer a varios equipos como proyectos especiales, lo mejor es que esta persona pueda pertenecer a pocos proyectos que estén corriendo en paralelo, ya que requerirá más concentración y administración de sus funciones.
COMUNICACIÓN Y ENTRENAMIENTO
La comunicación en el equipo es vital. Cuando las personas no se conocen o para mantenerse en contacto, deben fomentarse reuniones cara a cara (quizás por videoconferencias donde se vean y donde se conozcan de forma personal, hablar de ellos, de sus habilidades, de sus gustos, de sus experiencias, de sus hobbies).
Ya en temas de trabajo, tener reuniones virtuales visuales una vez por semana mínimo.
Usar tecnología adecuada para fomentar la comunicación de diferentes temas: Herramientas para lluvia de ideas, herramientas para comunicarse (teléfono, videoconferencia, mensajes rápidos), pensar en herramientas y formas de organizar la información sobre el tema.
Y un tema muy importante: Desarrollar las habilidades de los miembros del equipo en Planes de acción, solución de problemas, toma de decisiones y manejo de compromisos (accountability) ya que al estar solos esos temas resultan volverse más complejos.
En este tema de comunicación es importante delimitar protocolos de comunicación que definan los medios fijados por la empresa o equipo para comunicarse, señalando qué tecnología se usará para qué tipo de comunicación; ejemplo: Mensajes instantáneos para preguntas y respuestas rápidas; e–email para intercambios cortos de información; videoconferencias para discusión de grupos, sesiones de ideas, tomas de decisiones; conferencias telefónicas para compartir información y dialogar en dos vías.
CONFIANZA
Promover la comunicación abierta y honesta. El Jefe o líder debe modelar comportamientos positivos, implementar un plan de comunicación para interacción en equipo, interacción personalizada (compartir fotos, hobbies, conocer los pasados y a las personas), tareas en pareja o trío para fomentar el trabajo en equipo entre los integrantes de equipo.
SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Es importante reconocer que al estar separados a distancia habrá una mayor oportunidad de tener fallas en la interpretación de cosas, y debemos hacerlo saber a todos para evitar tomar los temas de forma personal. Para ello algunas herramientas son esos foros previamente descritos para tocar temas fuera del proyecto y conocerse de una forma más personal.
En caso de dar un feedback, usar el teléfono y no hacerlo por e–mail. Fomentar el uso de información de hechos o datos en vez de pensamientos o creencias. Buscar alternativas y enfocarse en el problema y no en la persona. Es importante reconocer que todos los conflictos deben tratarse y solucionarse rápidamente, el líder juega una función clave en esto. Esta actividad de tratar los conflictos debe ser acentuada en equipos a distancia mucho más que cuando se tienen equipos físicos en sitio.
RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO (ACCOUNTABILITY)
Será muy necesario brindar a las personas a distancia más cursos o formas de fomentar una mayor responsabilidad y liderazgo para realizar sus funciones y lograr el resultado a pesar de las dificultades. Requerirá también habilidades de automotivación y autocontrol: con enfoque en medir los avances, roles y responsabilidades claras, fechas claras de avance y finalización de entregables. Requerirá controles por parte del coordinador o líder para revisión de los avances, revisiones de contenido.
Ahora entremos en la parte más importante de esto, pues el comportamiento y habilidades de los líderes, Jefes, Gerentes, Directivos… deben cambiar y también de los miembros del equipo a distancia.
EL LÍDER DE EQUIPOS VIRTUALES A DISTANCIA DEBE:
• Comunicar y reforzar el propósito mayor
• Delegar el trabajo y responsabilidades
• Tener procesos de monitoreo del trabajo (no micro-management pero si parecido al project management)
• Ser efectivo en el manejo de conflictos
• Adaptarse a trabajar en un ambiente desestructurado
• Provee clara dirección y constante comunicación
• Inspirar a las personas a lograr resultados
• Reconocer y premiar a otros
• Proveer coaching y feedback constante
• Consultar e involucrar a otros para tomar decisiones
• Dar la responsabilidad a todos para obtener los resultados
• Entender los comportamientos de las personas (metodología DISC)
MOTIVACIÓN
El ser humano es un animal social, que tiene un gran deseo de pertenencia, la seguridad la percibimos al pertenecer. Y al estar a distancia es fácil sentirse fuera de ese equipo y no pertenecer, por lo que requerimos acciones para fomentar y fortalecer esos lazos.
Los generadores de motivación son, por ejemplo: Brindar y recibir ayuda y tener sesiones en equipo, no ignorar un conflicto; cada conflicto debe resolverse, tener claros los beneficios de trabajo y el éxito a lograr, al inicio o final de las reuniones mencionar los éxitos, logros individuales y grupales.
Conocer qué motiva a cada persona (afiliación, logros, independencia, seguridad, poder) y tratar de alinear tareas hacia esos factores, tener reuniones constantes face to face (virtuales), retar al equipo o individuos a obtener nuevas habilidades y conocimientos, dar asignaciones adicionales fuera de lo normal para romper la rutina, mantenerlos informados del Big Picture, el bien mayor, la meta final motivante. Remover los obstáculos, involucrar al equipo en decisiones.
PROPÓSITO
Desarrollar guías de operación, juntas estructuradas, roles y responsabilidades de cada miembro, obtener acuerdos de los miembros en los objetivos y fechas. Tener los recursos adecuados para el logro de resultados.
HERRAMIENTAS
Videoconferencias, e–mails, instant messages, blogs, wikis, existen una gran cantidad de herramientas colaborativas (gratis y de paga) en el mercado, donde todos estos medios se unen y se mantiene la información completa en esos grupos. Infraestructura adecuada para que el personal tenga forma de ejecutar su trabajo de manera profesional: Escritorio adecuado, lámpara, silla ergonómica, teléfono, computador, Internet.
Que las compañías deben asegurar para tener un trabajo profesional. Y de igual forma otro tipo de elementos como: Directorio telefónico de la empresa ahora para trabajo a distancia, papelería, calculadora, bolígrafos, lápices.
LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEBEN:
• Mantener un alto grado de motivación
• Tener buenas habilidades de comunicación/buscar la información por sí solos/compartir la información con otros
• Ser efectivos en colaboración con otros
• Adaptarse a trabajar en ambientes desestructurados
• Poder trabajar autónomo y alcanzar objetivos y metas
• Ser auto disciplinados
• Usar la tecnología
• Usar eficientemente el tiempo para avanzar con sus objetivos
• Solucionar rápidamente los problemas
• Tomar responsabilidad por decisiones, acciones y desempeño.