La transformación digital está cambiando constantemente el rumbo de las organizaciones. Ahora, más que nunca, es un vector crucial de rendimiento. ¿Qué impacto tiene esta transformación en los departamentos jurídicos?
Al igual que todos los departamentos de la empresa, el departamento jurídico debe ser flexible para integrar nuevas herramientas y formas de resolver problemas. Lo que está en juego no es sólo una revolución tecnológica, sino también cultural. Los departamentos jurídicos pueden beneficiarse de una mayor eficiencia y productividad con las herramientas adecuadas.
Las nuevas tecnologías permiten automatizar las tareas operativas, lo que deja más tiempo a los empleados para centrarse en su actividad principal y en las tareas verdaderamente valiosas. Se trata de una oportunidad real y, sin embargo, la resistencia al cambio es frecuente. Esto se debe quizás a que, más que ningún otro, los departamentos jurídicos tienen un fuerte apego a su cultura, procesos y tradiciones. Por eso, es esencial ofrecerles un apoyo adecuado durante la implantación de nuevos procesos. El objetivo es que el departamento jurídico se implique plenamente.
LA ADOPCIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS:
PROBLEMAS Y DESAFÍOS COMUNES
Los departamentos jurídicos tienden a ser bastante conservadores en su práctica profesional. En consecuencia, el cambio no siempre se ve como un progreso, sino como algo de lo que hay que desconfiar.
Además, no siempre se entiende el valor de introducir nuevas prácticas o herramientas. El cambio puede verse como un desafío a las prácticas habituales, e incluso a la cultura del propio departamento jurídico. Esto hace que sea más difícil conseguir que los empleados estén de acuerdo. El valor añadido que aporta la transformación digital a veces no es comprendido por los equipos, que pueden verse tentados a aferrarse a sus antiguas formas de trabajo.
Esto nos lleva a otro factor que puede explicar la resistencia al cambio: la falta de explicaciones claras y adecuadas. Sin embargo, para que sea aceptada, una transformación y reorganización de las herramientas y los procesos debe ser entendida. Si los empleados tienen una perspectiva global, están más dispuestos a aceptar el cambio.
Si los profesionales del derecho no entienden por qué la implantación de nuevas herramientas puede facilitar su trabajo y liberar tiempo que pueden dedicar a su actividad principal, es probable que se muestren inicialmente reticentes; de ahí la importancia de una explicación clara y transparente, y de un apoyo técnico a largo plazo.
SUPERAR LA RESISTENCIA AL CAMBIO:
¿QUÉ HAY QUE TENER EN CUENTA?
La resistencia al cambio es natural. Los directores jurídicos tienen un papel esencial que desempeñar con sus equipos para vencerla. Tendrán que dedicar tiempo a explicar la función y el objetivo de los cambios que se van a aplicar, así como la naturaleza de los retos a los que se enfrentan los departamentos jurídicos en la era digital. Se trata de reconstruir la confianza, pero también de comunicar con transparencia.
No olvidemos que el compromiso se basa en cuatro factores principales:
Significado: los equipos deben comprender el propósito de sus acciones y cómo su participación es beneficiosa.
Voluntad: las decisiones deben tomarse de forma autónoma.
Libertad: los equipos necesitan sentirse con derecho a ser reacios o críticos.
Sentido de pertenencia: los empleados forman parte de una comunidad que se enfrenta a la misma realidad, por lo que necesitan experimentar el sentido de pertenencia común y alimentarse de ella para avanzar.
LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN 3 ETAPAS
Convencer a los miembros del equipo.
Esto es esencial. Un cambio se acepta mejor si se entiende. La clave es destacar los beneficios de la transformación digital para el departamento jurídico. Los argumentos son claros: ahorro de tiempo por la reducción de los tiempos de tramitación de los expedientes y la automatización de las tareas operativas, aumento de la productividad, eliminación de las tareas más tediosas, tratamiento de los tiempos de negociación de los contratos más rápido, etc.
Garantizar la visibilidad.
Los empleados tienen que entender por qué es importante la transformación digital de su departamento jurídico y cómo les beneficia. Y con esto, solo hay una consigna: la visibilidad. Un ejemplo de ello es comunicar a los equipos el calendario de implantación del proyecto de transformación digital e incluso hacerles partícipes directamente de la misma.
Comunicar rápidamente los resultados.
Un proceso de transformación digital implica cuestionar las prácticas bien establecidas. Se trata de un esfuerzo colectivo que debe ser supervisado y recompensado. Por ello, comunicar los primeros éxitos y los resultados obtenidos ayuda a motivar a los equipos y a aumentar su nivel de compromiso.
El apoyo a medida es la clave Transformación digital: más que una herramienta.
Cuando una empresa emprende un proceso de transformación digital, una de las primeras cosas que cambia es la llegada de nuevas herramientas. Por ello, es necesario un apoyo integral y personalizado a los equipos.
El apoyo debe incluir:
Formación individual y en grupo.
Demostraciones (cuando se implementan nuevas herramientas).
Conocimiento de los distintos casos de uso.
Es fundamental tener en cuenta que los retos que plantea la transformación digital son múltiples. No se refieren únicamente a los procesos y las tecnologías, sino también a la organización y a sus personas. Por lo tanto, las personas son esenciales y deben estar en el centro del proceso de transformación digital.
De nada sirve, por ejemplo, impartir formación para ayudar a las personas a comprender las funcionalidades de una nueva herramienta si no entienden cómo puede aportar valor añadido a su trabajo diario. Por ello, es mejor organizar la formación basándose en casos de uso específicos, más que en las funcionalidades de la nueva herramienta. De este modo, se destaca el valor añadido de la nueva tecnología, presentando las ventajas directas que aporta a los empleados. Por ejemplo, aumento de la productividad, reducción de los plazos o del volumen de correos electrónicos que hay que enviar, etc. Así, la implantación de una nueva herramienta no puede disociarse del servicio de atención al cliente y el apoyo personalizado que conlleva.